Παραγγελιοληψία

Η Παραγγελιοληψία ενώνει πελάτη, πωλητή, ERP και WMS σε μία καθαρή ροή. Από την επιλογή τιμοκαταλόγου και την τιμολόγηση μέχρι ATP, κρατήσεις, picking και αποστολή, στόχος είναι μηδενικά λάθη και γρήγορη επιβεβαίωση.

Ομάδα softheaven, Βόλος | SFA, B2B Portal, EDI, ERP, WMS, barcode

1) Κανάλια Παραγγελιοληψίας

• B2B portal για πελάτες χονδρικής.
• Mobile SFA app για πωλητές πεδίου με offline λειτουργία.
• Τηλεφωνικό κέντρο με ταχεία καταχώριση παραγγελίας.
• EDI για μεγάλους πελάτες με ORDERS, ORDRSP, DESADV.
• Marketplaces ή eShop με real time stock.
• POS για παραλαβές από κατάστημα.

2) Κύρια ροή παραγγελίας

• Επιλογή πελάτη και τιμοκαταλόγου, ανάθεση εμπορικού όρου και πιστωτικού ορίου.
• Αναζήτηση προϊόντος με κωδικό, EAN, περιγραφή ή barcode scan.
• Έλεγχος κανόνων: MOQ, πολλαπλάσια συσκευασίας, ημερομηνίες παράδοσης, γεωγραφική κάλυψη, credit check.
• Δυναμική τιμολόγηση: τιμοκατάλογος, κλιμακωτές εκπτώσεις, συμβάσεις, κουπόνια, promo bundles.
• Έλεγχος διαθεσιμότητας: ATP = OnHand - Allocations + InTransit, προτεινόμενη ποσότητα ή υποκατάστατα.
• Κράτηση αποθέματος: Soft reserve στη δημιουργία, Hard reserve στην επιβεβαίωση, χρόνος λήξης κράτησης.
• Επιλογή πληρωμής: προπληρωμή, αντικαταβολή, όροι πίστωσης, μικτές ροές.
• Έγκριση όπου χρειάζεται: ύποπτη έκπτωση, κάτω από ελάχιστο περιθώριο, υπέρβαση πίστωσης.
• Επιβεβαίωση και αποστολή στο WMS ως Picking Task ή Wave, ενημέρωση πελάτη με επιβεβαίωση.
• Παρακολούθηση: picking, συσκευασία, τιμολόγηση, αποστολή, tracking.

3) Barcode και σήμανση

• Scan EAN ή GTIN για προσθήκη γραμμών στην παραγγελία.
• Scan ραφιού ή bin για επιβεβαίωση διαθεσιμότητας και προτεινόμενη ποσότητα.
• GS1 κανόνες για παλέτες και κιβώτια, χρήση SSCC στην προετοιμασία αποστολής.
• Quick labels για προσωρινές ετικέτες picking και packing με Code 128 ή QR.

4) Εμπειρία χρήστη Mobile SFA

• Γρήγορη αναζήτηση με barcode, φωνητική εισαγωγή ή κείμενο.
• Προτάσεις βάσει ιστορικού πελάτη και εποχικότητας.
• Εμφάνιση καθαρής τιμής, εκπτώσεων και καθαρού περιθωρίου σε πραγματικό χρόνο.
• Promo engine inline και cross sell υποκατάστατων.
• Offline cache προϊόντων, πελατών, τιμών και συγχρονισμός κατά την επανασύνδεση.
• Έξυπνα templates παραγγελιών ανά πελάτη και λίστες αγαπημένων SKU.
• Επιβεβαίωση με διπλό scan ή υπογραφή στην οθόνη.

5) Κανόνες τιμολόγησης

• Πολλαπλοί τιμοκατάλογοι ανά ζώνη, κανάλι και κατηγορία πελάτη.
• Κλιμακωτές εκπτώσεις ποσότητας, συμβάσεις ανά πελάτη και SKU.
• Συνδυαστικές προσφορές και δωροεπιταγές με περιορισμούς.
• Έλεγχος ελάχιστου περιθωρίου και ειδοποίηση στον πωλητή.
• Στρογγυλοποιήσεις και κανόνες rounding στο τελικό σύνολο.

6) Διασύνδεση με WMS και αποθήκη

• Όταν μια παραγγελία επιβεβαιωθεί, δημιουργείται Wave ή Picking List ανά ζώνη.
• FEFO ή FIFO κανόνες ανά κατηγορία προϊόντος.
• Κράτηση ανά bin, batch και serial όπου ισχύει, με audit trail.
• Συσκευασία με SSCC και αυτόματη εκτύπωση ετικετών αποστολής.
• Επιστροφές με RMA και καραντίνα bin μέχρι επανέλεγχο.

7) APIs που απαιτούνται

POST /orders
GET  /orders/{id}
PATCH /orders/{id}/status

GET  /pricing?customer_id=&sku=&qty=
GET  /availability?sku=&warehouse=

POST /reservations
DELETE /reservations/{id}

POST /approvals

Webhooks:
order.created
order.confirmed
picking.completed
shipment.dispatched
invoice.issued

8) Σχήμα βάσης δεδομένων

Κύριοι πίνακες: Customers, Products, PriceLists, PriceListItems, DiscountRules, Stock, Orders, OrderLines, Reservations, Shipments, Approvals, Users, Devices.

9) Έλεγχοι εγκυρότητας πριν την επιβεβαίωση

• Διαθεσιμότητα και κράτηση επιτυχής.
• Πιστωτικός έλεγχος και ανεξόφλητες οφειλές.
• Όρια εκπτώσεων και περιθωρίου.
• Κανόνες πολλαπλασίων συσκευασίας και MOQ.
• Ημερομηνίες παράδοσης μέσα στα service windows της διανομής.

10) KPIs και dashboards

• Order cycle time από δημιουργία μέχρι αποστολή.
• Fill rate και backorder rate ανά πελάτη και κατηγορία.
• Perfect order rate και επιστροφές ανά λόγο.
• Απόδοση πωλητών: hit rate, μέσο καλάθι, χρόνος καταχώρισης.
• SLA αποθήκης: pick rate, accuracy, dwell time παραγγελίας.

11) Ασφάλεια και συμμόρφωση

• RBAC ανά ρόλο: πωλητής, supervisor, customer service, αποθήκη.
• Audit trail σε κάθε αλλαγή τιμής, έκπτωσης και ποσότητας.
• Rate limiting στα δημόσια endpoints και κρυπτογράφηση σε μεταφορά και ανάπαυση.
• Διαχείριση συσκευών και forced logout σε απώλεια.

12) Πιλοτικό και rollout

• Ημέρα 1 έως 3: παραμετροποίηση τιμοκαταλόγων και κανόνων εκπτώσεων.
• Ημέρα 4 έως 7: Mobile SFA με offline cache και αρχική εκπαίδευση.
• Ημέρα 8 έως 12: EDI ή eShop σύνδεση και end to end test μέχρι picking.
• Ημέρα 13 έως 14: παραγωγικό πιλοτικό σε 1 ζώνη και 10 πελάτες.
• Εβδομάδα 3 έως 4: πλήρες go live, dashboards και βελτιστοποίηση.

Πέντε κλασικά παραδείγματα

1. Χονδρική τροφίμων με Mobile SFA, ATP ανά αποθήκη και soft reserve.
2. Φαρμακαποθήκη με EDI για ORDERS και DESADV, FEFO picking.
3. Ανταλλακτικά αυτοκινήτων με B2B portal, returns με RMA και audit trail.
4. Retail με eShop, real time stock, promo bundles και cross sell.
5. 3PL που λαμβάνει παραγγελίες από πολλαπλά κανάλια και κάνει wave picking.

Συχνές Ερωτήσεις